System rejestracji czasu pracy
Żyjemy w czasach, w których czas to pieniądz. Musi być zatem odpowiednio wykorzystany! I właśnie w tym celu powstał system rejestracji czasu pracy Timeroom, który kontroluje to, jak długo wykonują swoje obowiązki zatrudnione przez Ciebie osoby. Dzięki temu podniesiesz wydajność swojej firmy. Co jeszcze warto wiedzieć o tego typu oprogramowaniu? Sprawdź!
RCP Online – system rejestracji czasu pracy pracowników. Co to jest?
System rejestracji czasu pracy (RCP) to coraz bardziej popularny rodzaj oprogramowania. Jest on przeznaczony niemal dla każdej firmy, w której pracuje więcej niż jedna osoba. Chętnie z niego korzystają zarówno wielkie korporacje z oddziałami w wielu różnych lokalizacjach, jak i mikroprzedsiębiorstwa. Nie ma tu znaczenia branża czy liczba użytkowników.
Na początku kilka ważnych statystyk.
- Każdego dnia spóźnia się do pracy 20% pracowników.
- Właściciele polskich firm tracą na spóźnieniach około 12,5 miliona rocznie.
- Spóźnianie się powoduje problemy nie tylko dla szefa, ale także dla innych pracowników.
- System rejestracji czasu pracy (RCP) zmniejsza liczbę opóźnień zwykle o 40-70%.
- Państwowa Inspekcja Pracy przeprowadziła kontrole w 80 tys. firm. Okazało się, że nieprawidłowości omawianego typu wykryto w 40% z nich.
System RCP – system rejestracji czasu pracy – online i w biurze. Kiedy go wdrożyć?
Dlaczego warto zainstalować system rejestracji czasu pracy? Istnieje ku temu wiele powodów. Profesjonalny system RCP potrafi tworzyć raporty, zbierać statystyki oraz archiwizować dane. To wszystko stworzy Ci obraz tego, jak w rzeczywistości funkcjonuje Twoja firma oraz jak działają Twoi pracownicy. Raporty mogą być w takich programach wzbogacane o czytelne wykresy, które jeszcze lepiej obrazują pewne kwestie. Co więcej, tego typu dokumenty możesz pokazać w razie kontroli np. urzędowi skarbowemu. Warto wdrożyć taki program również wtedy, gdy zależy Ci na lepszych wynikach finansowych oraz wzroście konkurencyjności przedsiębiorstwa.
Pracownicy podlegający ewidencji czasu pracy
Wszyscy pracownicy podlegają ewidencji czasu pracy. Obowiązek jej prowadzenia ma pracodawca i to niezależnie od liczby zatrudnianych ów. Musi on wykonywać tę czynność nie tylko w dni robocze, ale także w weekendy i święta, a czasem i nawet w porze nocnej. Jest zobowiązany również do uwzględniania nadgodzin. Co więcej, musi on ewidencjować także dyżury, zwolnienia z pracy, urlopy, jak również usprawiedliwione obecności pracownika i jego nieobecności.
Systemy rejestracji czasu pracy od A do Z
System RCP Timeroom jest kompleksowy i wyposażony w wiele przydatnych funkcji. Przykładowo prowadzi one wspomnianą wyżej ewidencję czasu pracy. Ale to dopiero początek jego możliwości. Ważne jest to, że już samo jego zainstalowanie przynosi szereg korzyści. Zmniejszenie liczby spóźnień, zwiększenie dyscypliny pracowników, wzrost wydajności… Wszystkie te korzyści powoduje umiejętna rejestracja czasu pracy. Więcej na ten temat przeczytasz w kolejnych podrozdziałach.
Warto jednocześnie dodać, że system Timeroom jest profesjonalny, przejrzysty oraz stabilny w działaniu. Jest dostosowany również do aktualnych przepisów Kodeksu Pracy. Został on zaprojektowany przez niewielką grupę inżynierów z Wrocławia i – w wyniku ciągłej analizy – jest nieustannie wzbogacany o coraz to nowsze funkcje.
Rozliczaj czas pracy na własnych zasadach
Chcesz rozliczać czas pracy na własnych zasadach? Masz pracowników, których podejrzewasz o skracanie czasu pracy? Dzięki systemowi Timeroom manipulacja godzinami nie będzie możliwa. A jak zapewne wiesz, na papierowej liście jest to bardzo łatwe. Za niektóre osoby chętnie podpisują się inne i, co więcej, wpisują one godziny, w których bynajmniej nie rozpoczęło się pracy. Co więcej, celowo ukrywają one swoje spóźnienia. Nasze oprogramowanie sprawia, że nie da się tego robić. Ponadto w systemie nie ma możliwości uzupełniania czasu pracy za minione dni. To wszystko pozwala Ci skrupulatnie rozliczać pracę w taki sposób, w jaki chcesz to robić. To powoduje również, że zmniejsza się liczba spóźnień oraz wcześniejszych wyjść z biura.
Unowocześnianie i automatyzacja pracy
Zależy Ci jednocześnie na tym, aby Twoja firma stała się bardziej nowoczesna? Elektroniczna rejestracja czasu pracy to krok w stronę automatyzacji i jej modernizacji. Dzięki niej można prowadzić ewidencję oraz rozliczać czas w inny niż dotąd, znacznie mniej żmudny sposób. Co więcej, możesz w ten sposób kontrolować pracowników, którzy pracują w innym oddziale czy biurze i to nawet za granicą. Ponadto, dzięki takiemu systemowi Timeroom, Ty i Twoi pracownicy będziecie mogli w większym stopniu skoncentrować się na tych zadaniach, które są naprawdę istotne – przynajmniej z punktu widzenia rozwoju Twojej firmy.
Wdrożenie systemu kontroli czasu pracy pracowników
Jeśli chodzi o systemy kontroli pracy, często – zanim dana firma będzie mogła z nich korzystać – potrzebne jest długie wdrażanie, które trwa zwykle 3-4 tygodnie. Jeśli oprogramowanie jest bardzo rozbudowane, może to trwać jeszcze dłużej. W przypadku oprogramowania Timeroom wygląda to jednak inaczej.
Montaż Systemu Rejestracji Czasu Pracy
System Timeroom wystarczy jedynie zainstalować w firmie, aby móc w pełni korzystać jego możliwości. Jest on na tyle intuicyjny, że z powodzeniem zainstalujesz go samodzielnie i nie musisz oddawać tego zadania doświadczonym informatykom. Wystarczy zaledwie kilka kroków, aby rejestracja czasu pracy zaczęła działać.
Postaw na wygodne planowanie urlopów
Już niedługo nasz system zapewni możliwość elektronicznego wysyłania wniosków urlopowych. To ogromne ułatwienie – zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy czy team leadera. Dzięki temu zatrudniona osoba nie będzie musiała przynosić przełożonemu dokumentu (często na specjalnym, dedykowanym druku), który najpierw musiałby sprawdzić i przekonać się, czy dany okres nie koliduje z urlopami innych pracowników oraz planem pracy, a dopiero potem podpisać wniosek i wysłać go do działu kadr.
Jeśli zdecydujesz się na system Timeroom, osoby zatrudnione nie będą musiały samodzielnie przynosić wniosku, a jedynie – wysłać go np. właśnie przez system RCP. Program umożliwia płynny, cyfrowy obieg dokumentów (ograniczając przy okazji ten papierowy), również dla tych pracowników, którzy pracują zdalnie i nie mogą przynieść wniosku urlopowego do firmy osobiście.
Elektroniczna Rejestracja Czasu Pracy a obsługa wszystkich form pracy (także pracy zdalnej)
System kontroli czasy pracy Timeroom uwzględnia wszystkie możliwe jej formy, a więc obejmuje wszystkich pracowników. Wychodzimy z założenia, że możesz podpisywać różne umowy z różnymi pracownikami i że mogą oni pracować w różnych wymiarach godzin. Dlatego zadbaliśmy o to, aby nasz system był bardzo elastyczny. Bardzo ważne jest to, że rejestruje on również czas pracy zdalnej, dzięki czemu nie musisz martwić się o to, że Twój pracownik nawet nie podszedł do komputera. Dedykowany system zarejestruje również i u niego początek i koniec pracy.
Projekt systemu rejestracji czasu pracy (RCP)
Mimo że nasz system RCP jest odpowiednio zaprojektowany od A do Z, możemy – w razie potrzeby – nieco go zmodyfikować do potrzeb naszych klientów. Przykładowo, można zintegrować go z różnymi systemami kadrowo-płacowymi. W podstawowej wersji nie ma, co prawda, takiej możliwości, ale wystarczy się z nami skontaktować, abyśmy dołączyli do oprogramowania moduł, który to umożliwi. Dlaczego warto to zrobić? Choćby dlatego, aby nie wpisywać danych do Excela, a to z kolei przełoży się na łatwiejszy proces rozliczania pracowników.
Poznaj nowoczesną ewidencję czasu pracy
Nasz system ewidencji czasu pracy zapewnia możliwość dostępu do ewidencji czasu pracy nie na papierze, ale online. Wszystkie potrzebne dane zbierane są przez oprogramowanie, dlatego zawsze możesz do nich zajrzeć, a jeśli jest taka potrzeba, to również wydrukować. To wszystko jest o tyle istotne, że każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji – tak wynika z art. 149 Kodeksu Pracy. Jest to konieczne do tego, aby w odpowiedni sposób wyliczyć wynagrodzenie i inne świadczenia.
Warto tu zaznaczyć, że jak pisze Gazeta Prawna: „(…) powołane rozporządzenie ani inne przepisy prawa pracy nie określają wzoru ewidencji czasu pracy. Może więc przykładowo być prowadzona w formie elektronicznej z możliwością uzyskania wydruku na życzenie osoby uprawnionej do dokonywania kontroli”. Z powodzeniem możesz więc korzystać z ewidencji, jaką oferuje nasz program.
To wszystko pozwoli Ci wyeliminować dużą część papierowej dokumentacji (o czym już co nieco wspomnieliśmy). Jest to o tyle istotne, że papier nie tylko jest drogi, ale też łatwo się niszczy, a dużą liczbę kartek nietrudno jest zgubić. Co więcej, zapewne wiesz, jak dużo pracownicy potrafią popełnić błędów podczas podpisywania dokumentów. Niełatwo jest też gromadzić tony makulatury w biurze. Aby pozbyć się tego typu problemów, wystarczy wprowadzić dokumentację elektroniczną – przynajmniej, jeśli mówimy o rejestracji czasu pracy.
Samodzielne rozliczanie się z pracownikiem, bez korzystania z odpowiedniego systemu, jest bardzo czasochłonne. Przykładowo w firmie składającej się z 20 osób comiesięczne rozliczanie się „na papierze” trwa w sumie 3,5 godziny! Co więcej, jest to wariant optymistyczny, w którym zakładamy, że nikt nie popełni żadnych błędów. Nawet jeśli używasz do tego kalkulatora lub arkusza w Excelu, wciąż musisz ręcznie wprowadzać dane, a to z kolei wiąże się z ryzykiem błędów.
Analizuj raporty czasu pracy z dowolnego miejsca i urządzenia
W systemie Timeroom pracodawca może monitorować czas pracy swoich pracowników z każdego miejsca na świecie. Potrzebuje do tego jedynie przeglądarki internetowej oraz dostępu do sieci. I oczywiście samego komputera.
Inne korzyści z wdrożenia systemu RCP
O wielu korzyściach już powiedzieliśmy, jednak jeszcze nie o wszystkich. Ponieważ znajdziesz listę benefitów, które uzyskasz, kiedy w Twojej firmie pojawi się system RCP.
Większy komfort dla pracowników
System rejestracji czasu pracy wiąże się również z korzyściami dla pracowników. O czym w tym momencie mówimy? Przede wszystkim o tym, że dzięki programowi TimeRoom nie będą oni musieli podpisywać się na kartce ani jej zmieniać. Wiadomo, nie są to szczególnie uciążliwe czynności, ale łatwo o nich zapomnieć.
Papierowa lista często krąży po wielu biurkach, a czasem nawet trzeba poświęcić czas na jej szukanie. Łatwo też ulega zalaniu – wówczas wszystkie istotne dane giną bezpowrotnie. Tymczasem w systemie czasu rejestracji pracy można łatwo i szybko zaznaczyć, że jest się danego dnia w biurze. Co więcej, można to zrobić na dwa sposoby: z poziomu przeglądarki bądź specjalnej aplikacji w systemie Windows.
Sprawiedliwe zasady wynagrodzenia
Kolejna korzyść dla pracowników, jaka wiąże się z implementację systemu RCP, to sprawiedliwe zasady wynagrodzenia. Jeśli zatrudniona osoba weźmie w pracy nadgodziny i będzie pracować dłużej niż zwykle, masz obowiązek rozliczenia się z nią za ten czas. Jeśli Twoi pracownicy będą świadomi tego, że każda przepracowana przez nich minuta jest wynagradzana, będą chętniej angażowali się w swoje obowiązki – również te, które wymagają dłuższego czasu pracy.
Pełen minimalizm
Timeroom to system, który nie wymaga korzystania z karty zbliżeniowej, jej czytnika, ani innych, zbędnych urządzeń. Nie wymaga również wpisywania specjalnych kodów. Jeżeli więc zależy Ci na maksymalnie minimalistycznym oprogramowaniu, przy którym nie będziesz musiał dodatkowo wdrażać innych urządzeń, itd., Timeroom okaże się dla Ciebie strzałem w dziesiątkę.
Większa kontrola
System kontroli czasu pracy w prosty sposób może analizować rzeczywistą liczbę przepracowanych godzin czy prześledzić produktywność pracowników.
Możliwość rozbudowy
Ważne jest również to, że nasz system można łatwo rozbudować. Jeżeli więc potrzebujesz funkcji, które nie są dostępne w jego podstawowej wersji, wystarczy że nam o tym powiesz, a my wzbogacimy oprogramowanie o konkretne moduły.
Podstawowe funkcje aplikacji Timeroom
Oto podstawowe funkcje aplikacji Timeroom.
Śledzenie czasu pracy
W programie znajduje się katalog klientów i spraw, dzięki którym czas pracy jest skrupulatnie przyporządkowywany do odpowiedniej osoby, sprawy czy organizacji. Dzięki temu można śledzić czas pracy każdego pracownika..
Zarządzanie swoją organizacją
W systemie Timeroom do dyspozycji masz bazę pracowników, klientów oraz prowadzonych spraw. W razie potrzeby możesz wprowadzać też korekty czasu pracy, np. w przypadku aplikantów lub stażystów.
Tworzenie okresowych raportów
Na bazie czasu pracy, który został wprowadzony do systemu, może on generować przydatne raporty oraz zestawienia okresowe. Można też zauważyć w nim ewentualne różnice między rzeczywistym czasem pracy a tym, o którym zostaje poinformowany klient. Oprogramowanie uwzględnia też stawki godzinowe oraz dodatkowe uwagi. W raportach może być przeanalizowana również efektywność pracowników oraz rentowność współpracy z poszczególnymi klientami.
W naszym systemie nie trzeba zgłaszać np. przerw – liczy się sumaryczny czas pracy. Oczywiście, możemy od tej reguły zrobić wyjątek i na Twoje życzenie wprowadzić taką opcję do programu.
Ważne jest również to, że system jest widoczny dla każdej osoby, której zapewni się do nich dostęp. Przykładowo więc mogą to być pracownicy, pracodawca, jak również i sam dział kadr.
Koszty systemu rejestracji pracy
Zastanawiasz się, ile kosztuje system rejestracji pracy? Zwykle wpływają na to takie czynniki, jak: liczba użytkowników i urządzeń, wersja systemu oraz możliwość ewentualnych integracji. Tymczasem przypadku oprogramowania RCP do 5 użytkowników nasz system, czyli Timeroom, jest całkowicie za darmo! Od większej ich liczby płaci się z kolei jedyne 9 zł za użytkownika. Oczywiście, w przypadku dodatkowych funkcji oraz integracji z innymi systemami wycena przygotowywana jest indywidualnie.
Oszczędzaj czas i pieniądze
Dzięki temu, że oprogramowanie rejestruje czas pracy, zatrudnione osoby nie ociągają się z wykonywaniem obowiązków i nie zapominają o nich. W praktyce oznacza to, że płacisz (albo Twój klient płaci) im za faktycznie wykonywaną pracę, a nie np. za siedzenie na Facebooku. System pomoże Ci zidentyfikować także ukryte koszty, takie jak np. niezatwierdzone nadgodziny czy spóźnienia. To wszystko sprawi, że nim się spostrzeżesz, więcej pieniędzy pozostanie na Twoim koncie czy w portfelu. A dzięki cyfrowej ewidencji pracy pozostanie więcej czasu na robienie tego, co najważniejsze – rozwijaniu Twojego biznesu.